¿Qué son las líneas directas de denuncia de irregularidades?
En la primera parte de esta serie de tres partes , analizamos qué tipos de líneas directas de denuncia de irregularidades existen. En la segunda parte, analizaremos los cinco componentes clave de un sistema de línea directa de denuncia de irregularidades.
Si bien el concepto de una línea directa de denuncia de irregularidades es fácil de entender, se requiere un mayor esfuerzo en realizar un diseño bien pensado para garantizar que funcione según lo previsto (y cumpla con todos los requisitos reglamentarios de los que es responsable su organización). Entonces, analicemos cuáles son los componentes clave de un sistema de línea directa de denuncia de irregularidades.
Cinco componentes clave de un sistema de línea directa de denuncia de irregularidades
1) Comunicación sobre el sistema de línea directa de denuncia de irregularidades
Una línea directa de denuncia de irregularidades es prácticamente inútil si sus empleados no la conocen. La comunicación con todos los grupos de personas a los que la organización pone a disposición el servicio de línea directa de denuncia de irregularidades es esencial. Puede incluir directrices sobre “cómo hacerlo“, una política de denuncia de irregularidades, un nuevo énfasis en el código de conducta de la organización y mucho más.
El objetivo de este tipo de comunicación es situar el servicio de línea directa de denuncia de irregularidades en el contexto de la labor ética y anticorrupción más amplia de la organización, generar confianza y, de este modo, animar a las personas a utilizar la línea directa si sospechan de un comportamiento indebido. La comunicación del servicio de línea directa de denuncia de irregularidades deberá:
- Responder al qué, dónde, cuándo, por qué y cómo del servicio de línea directa de denuncia de irregularidades. ¿Qué es una denuncia y qué no lo es? ¿Dónde se puede encontrar el canal para denunciar? ¿Cuándo está disponible el servicio de denuncia de irregularidades? ¿Por qué hay que preocuparse?, ¿Por qué hay que confiar en la línea directa de denuncia de irregularidades? ¿Cómo pueden presentar una denuncia?
- Describir el proceso de gestión de casos. ¿Qué ocurre con las denuncias?, ¿Cómo se les da seguimiento?, ¿Se investigan?
- Detalla quién gestionará la denuncia. ¿Quiénes son los miembros del equipo de denuncia y por qué?
- Explica que el denunciante puede hacer la denuncia de forma anónima y permanecer en el anonimato durante todo el diálogo y el proceso de seguimiento, si así lo desea. Explíqueles también que si se sienten cómodos denunciando abiertamente (revelando su identidad), estarán protegidos frente a cualquier represalia. Los posibles denunciantes también deben ser informados sobre sus derechos, los derechos del acusado, cómo se manejan los datos y cómo el software de la línea directa de denuncia mantiene los datos seguros.
2) La propia línea directa de denuncia de irregularidades
Este es el canal para presentar quejas y debe ser una línea directa de denuncia fácil de usar para eliminar todas las barreras que impiden que se presente una posible denuncia. Un denunciante serio probablemente presenta una denuncia sólo una vez y, a menudo, le preocupa mucho hacerlo. Ayúdeles y anímeles a denunciar haciendo que el proceso sea lo más sencillo y el canal lo más accesible posible, y permítales iniciar un diálogo como denunciantes anónimos. Permita la presentación de denuncias en varios idiomas para que los empleados y otras partes interesadas puedan utilizar su lengua materna al denunciar. Asegúrese de que la línea de denuncia disponga de la funcionalidad necesaria para agregar material probatorio al caso.
3) Un equipo de investigación de una línea directa de denuncia de irregularidades
Cuando llega una denuncia a través de la línea directa de denuncia de irregularidades, este es el grupo de personas designadas para recibir y gestionar los casos de denuncia de irregularidades. Decidirán si los casos deben escalarse, a quién, y si es necesario añadir expertos externos al proceso de investigación. Deben tener las competencias pertinentes de múltiples funciones en toda la organización, y formación para tratar cuestiones éticamente delicadas. Con nuestros clientes, a menudo vemos funciones de RRHH, cumplimiento, finanzas y sostenibilidad, así como miembros no ejecutivos del consejo. El equipo de la línea directa de denuncia de irregularidades debe ser lo más reducido posible, pero debe contar con más de una persona por razones de fiabilidad e imparcialidad.
4) Una herramienta de gestión de casos de denuncia
Es el lugar dentro del sistema de la línea directa de denuncia de irregularidades donde se procesan los casos. Debe integrarse perfectamente con el sistema para un seguimiento eficaz y un diálogo continuo con el denunciante. Para ayudar al equipo de denuncia de irregularidades a gestionar e investigar los casos correctamente, debe ser intuitivo y proporcionar una estructura para que se den los pasos más adecuados a lo largo del proceso. Para cumplir plenamente los requisitos legales aplicables, como por ejemplo el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), la herramienta de gestión de casos de la línea directa de denuncia de irregularidades debe incluir funciones de archivo y eliminación de casos.
5) Software de línea directa de denuncia de irregularidades
El respaldo y la habilitación de todo el sistema de línea directa de denuncia de irregularidades es una sólida solución de software de línea directa de denuncia de irregularidades . Los proveedores de líneas directas de denuncia de irregularidades líderes en el mercado hoy en día garantizan que sus soluciones contengan las configuraciones de seguridad más estrictas para garantizar la privacidad y seguridad de los datos, en cumplimiento de todas las normas. Al mismo tiempo, la solución debería permitirle controlar sus propios datos y permitirle controlar que su sistema de línea directa de denuncia de irregularidades no sea accesible a personas no autorizadas.
Fuente de la publicación: NAVEX.
Recuperado de https://www.navex.com/blog/article/part-2-5-key-components-of-a-whistleblowing-hotline-system/ (Traducido por ICR).