¿Qué es una línea directa de denuncia de irregularidades?
Una línea directa de denuncia de irregularidades es un canal que permite a los empleados y otras personas alertar de forma confidencial a una organización sobre sospechas de mala conducta. Es una herramienta importante para reducir los riesgos y generar confianza, ya que permite a los directivos detectar y actuar ante posibles faltas de conducta en una etapa temprana. Las líneas directas de denuncia de irregularidades también desempeñan una función preventiva, ya que su mera existencia puede hacer que las personas se lo piensen dos veces antes de cometer actos de fraude, corrupción, acoso y otras prácticas inapropiadas.
Las líneas directas de denuncia de irregularidades se pusieron firmemente en el punto de mira en 2002, cuando la Ley Sarbanes-Oxley exigía que todas las empresas estadounidenses que cotizaban en bolsa tuvieran un canal y un proceso para la denuncia de irregularidades. En aquel momento la plataforma habitual era el teléfono y la voz. Esta es la razón por la que el término línea directa de denuncia de irregularidades todavía se utiliza hoy en día, aunque es muy probable que describa una solución digital y un sistema de denuncia de irregularidades más amplio. En esta publicación describiremos los distintos tipos de líneas directas de denuncia de irregularidades.
¿Qué tipos de líneas directas de denuncia de irregularidades existen?
a) Líneas digitales de denuncia de irregularidades
Las líneas digitales de denuncia de irregularidades son canales que permiten a las personas informar inquietudes en línea a través de un servicio de línea directa de denuncia de irregularidades basado en la web. La principal ventaja es que esta solución permite muy fácilmente el anonimato de los denunciantes, un factor clave para alentar a las personas a denunciar sospechas sin temor a represalias. También permiten que un denunciante adjunte archivos, tanto de texto como de imágenes, como posible material probatorio.
Las líneas directas de denuncia de irregularidades en línea también mantienen todos los datos en un solo lugar y, lo más importante, seguros, en pleno cumplimiento de otras leyes aplicables, como la ley 21.592 que establece un estatuto de protección a favor del denunciante. El cumplimiento puede ser una parte incorporada del software de la línea directa de denuncia de irregularidades, lo que aligera un poco la carga del cumplimiento para la organización. Por último, la gestión de casos de denunciantes y la actividad de los usuarios se pueden registrar como una funcionalidad automática dentro de las líneas directas digitales de denuncia de irregularidades.
b) Líneas directas telefónicas de denuncia de irregularidades
Las líneas directas telefónicas de denuncia de irregularidades permiten a las personas informar mediante una llamada telefónica regular al líder de denuncia de irregularidades designado. Si bien, al igual que los canales digitales, pueden estar disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año y permiten cierto grado de anonimato, son menos seguros ya que la información no puede cifrarse desde el denunciante hasta el receptor del mensaje.
Las líneas telefónicas de denuncia de irregularidades con personal interno son menos rentables porque no permiten un seguimiento integrado de los casos, lo que significa que la información tendrá que registrarse manualmente. Dado que no permiten el uso de una variedad de dispositivos, también son menos fáciles de usar. Sin embargo, en países donde el acceso a Internet no está generalizado, o para grupos de empleados que no están acostumbrados a escribir, es importante tener disponibles líneas telefónicas directas de denuncia de irregularidades.
c) Denuncia cara a cara
La denuncia de irregularidades cara a cara es una opción de “puertas abiertas” y diferente de las líneas directas de denuncia tradicionales. Es una manera que tiene un gerente u otro superior de demostrarle al denunciante que sus inquietudes se están tomando en serio y que la información debe comunicarse a quienes tienen la responsabilidad y las habilidades para tratar los casos de denuncia de irregularidades. Si bien el denunciante recibe información inmediata, no existe una protección automática de datos ni un seguimiento eficiente del caso. Claramente, no hay anonimato en este tipo de denuncia de irregularidades, lo que requiere una enorme confianza entre las partes involucradas, una clara desventaja en comparación con otras líneas directas de denuncia de irregularidades.
Sin embargo, es importante señalar que la denuncia de irregularidades a puertas abiertas es una parte importante de una cultura de denuncia y debe estar disponible y fomentarse en toda la organización como una forma de garantizar que las inquietudes se aborden tempranamente en función de la retroalimentación.
d) Dirección de correo electrónico y bandeja de entrada del denunciante
La dirección de correo electrónico y las bandejas de entrada de los denunciantes son otra forma de línea directa de denuncia de irregularidades por la que optan algunas organizaciones. Si bien su instalación es sencilla y económica, conlleva riesgos importantes. Los correos electrónicos no se pueden cifrar completamente, por lo que los datos no están seguros, lo que pone a la organización en riesgo de incumplimiento de los requisitos legales. Los mensajes también pueden ser leídos y manipulados por personas no autorizadas mientras pasan de una mano a otra.
Esta falta de seguridad reduce significativamente la confianza que los posibles denunciantes tendrán en este tipo de línea directa de denuncia de irregularidades, reduciendo así la probabilidad de que denuncien sus inquietudes. Finalmente, al igual que con las denuncias telefónicas, la denuncia de irregularidades por correo electrónico no incluye un seguimiento y gestión de casos integrados, lo que la convierte no sólo en una forma riesgosa sino también ineficiente.
¿Qué es un sistema de línea directa de denuncia de irregularidades?
“Línea directa de denuncia de irregularidades” es un término engañoso, como se mencionó anteriormente. Sugiere un canal, como una simple línea telefónica, para que la gente denuncie una inquietud. Sin embargo, el mundo de la denuncia de irregularidades se ha profesionalizado desde principios de la década de 2000, a medida que las empresas aprenden que abrirse a la denuncia de irregularidades también es un compromiso con los empleados y las partes interesadas y los casos se gestionarán de manera adecuada. Esto requiere más que un canal a través del cual se anime a las personas a presentar denuncias, ya sea por teléfono o en línea. La mayoría de las veces, la tradicional línea directa de denuncia de irregularidades es hoy sólo un componente de un sistema más amplio.
Fuente de la publicación: NAVEX.
Recuperado de https://www.navex.com/blog/article/part-1-what-is-a-whistleblowing-hotline/ (Traducido por ICR).