4 características de una línea directa de denuncia de irregularidades exitosa
Hasta ahora, en esta serie de tres partes, hemos hablado de los distintos tipos de líneas directas de denuncia de irregularidades y de los componentes clave que integran una línea directa de denuncia de irregularidades. En la tercera parte, analizaremos las cuatro características de una línea directa de denuncia de irregularidades eficaz.
Las cuatro características de las líneas directas de denuncia de irregularidades que tienen éxito
Es fundamental tratar los casos de denuncia de irregularidades con respeto y profesionalidad, ya que estos factores desempeñan un papel vital en el éxito general de las líneas directas de denuncia de irregularidades. Nunca se insistirá lo suficiente en esta importancia.
La Directiva de la UE sobre protección de los denunciantes de irregularidades establece los criterios básicos que deben cumplir todos los Estados miembros de la UE a la hora de establecer procedimientos y líneas directas para los denunciantes de irregularidades en las empresas. Estas líneas de denuncia deben incorporar una serie de características clave para mejorar su eficacia, fomentar la confianza de los empleados y proteger a los denunciantes contra represalias. Es crucial tratar los casos de los denunciantes con respeto y profesionalidad, ya que estos factores desempeñan un papel vital en el éxito general de las líneas directas de denuncia de irregularidades. No se puede exagerar esta importancia.
1) Seguro y anónimo
Los sistemas de líneas directas de denuncia de irregularidades contienen datos sensibles, personales y potencialmente delictivos. En todo el mundo, este tipo de datos está regulado de forma muy estricta, por lo que mantener la seguridad de los datos y la imposibilidad de rastrear las identidades debe ser una consideración prioritaria para cualquier sistema de líneas directas de denuncia de irregularidades. La seguridad debe impregnar la plataforma en la que se ejecuta, las soluciones de almacenamiento de datos, las aplicaciones de software, los derechos de acceso, el archivado y la eliminación, etc.
Asegúrese de que su proveedor de líneas directas de denuncia de irregularidades cuenta con las certificaciones de seguridad y la funcionalidad más elevadas en todo el sistema, de que realiza comprobaciones periódicas del sistema para detectar vulnerabilidades de seguridad, de que sigue de cerca y de forma continua el desarrollo de la seguridad y de que mantiene actualizado el software de su línea directa de denuncia de irregularidades.
2) Conformidad legal
Las leyes de protección de datos tienen implicaciones muy reales para los sistemas de líneas directas de denuncia de irregularidades, ya que regulan cómo deben tratarse los datos penales y personales. Sin embargo, las normativas de protección de datos y de protección de los denunciantes varían de un país a otro, lo que complica el control del cumplimiento.
Cuando elija un servicio de línea directa de denuncia de irregularidades, asegúrese de que el cumplimiento de la normativa ya está integrado en el sistema para ayudarle a mantenerse al día de los cambios en la legislación. Como equipo de investigación, debe estar seguro de que su servicio de línea directa de denuncia de irregularidades le ayuda a procesar e investigar los casos sin infringir la ley.
3) Fácil de usar
Si un denunciante está considerando la posibilidad de utilizar una línea directa de denuncia de irregularidades, generalmente quiere actuar en el mejor interés de la organización. Observan una presunta mala conducta y quieren hacer algo al respecto, pero es posible que no quieran verse implicados en lo que ocurra después.
A menudo, el denunciante es una persona que está muy cerca del lugar donde se está produciendo la conducta indebida, por lo que dar ese paso para hacer una denuncia suele estar cargado de preocupaciones, como se ha mencionado anteriormente. Por eso, su línea directa de denuncia de irregularidades debe hacer que dar el primer paso sea lo más sencillo posible; de lo contrario, corre el riesgo de no recibir los tan necesarios consejos que le permitan actuar a tiempo.
Una forma de hacerlo es asegurarse de que la línea de denuncia de irregularidades sea neutral desde el punto de vista del dispositivo, es decir, que las personas puedan utilizar un teléfono móvil u otro dispositivo para hacer una denuncia, eliminando la necesidad de encontrar un espacio privado en el lugar de trabajo. Y aunque la interfaz de la línea de denuncia debe ser intuitiva, los usuarios también deben recibir formación relacionada con el código de conducta.
4) Una parte integrada del trabajo de ética empresarial
Las líneas directas de denuncia de irregularidades funcionan mejor cuando se sitúan dentro de la labor ética de la organización. Aunque una línea de denuncia no es la única arma en la lucha anticorrupción, antifraude o antidiscriminación de una organización, no cabe duda de que es una herramienta preventiva eficaz y una parte integral y reforzada de los esfuerzos de cualquier organización por convertirse en una marca ética y transparente.
Esto demuestra a las partes interesadas de una organización que se toma en serio tanto la aplicación como el seguimiento de su código de conducta, demostrando esos valores y promoviendo una cultura de cumplimiento y la más alta ética empresarial. También da a los empleados la oportunidad de hacer su parte y rendir cuentas informando de buena fe de cualquier cosa que sospechen a través de una línea directa de denuncias de confianza.
Fuente de la publicación: NAVEX.
Recuperado de https://www.navex.com/en-us/blog/article/part-3-4-characteristics-of-a-successful-whistleblower-hotline/ (Traducido por ICR).